Head - Operations and Services Development

Organization: Community Development AuthorityEducational-level Beginning of the main content section.Return to the home pagePrintable Format Job Description - Head - Operations and Services Development (26002368)Job Description Head - Operations and Services Development - (26002368) Job Description أهداف الوظيفةالإشراف على العمل مع مركز نموذج دبي وضمان الوقوف على المستجدات المتعلقة بتحسين الخدمات التي تطلقها حكومة دبي، وموائمة أنظمة العمل وأسلوب المتابعات بما ينسجم مع المتطلبات والتطبيق وتطوير العمليات وقياس المؤشرات التشغيلية ذات العلاقة بهدف ضمان الاتساق ، للتأكد من سهولة تنفيذ الأعمال وتدفق المعلومات والبيانات.الشؤون الإستراتيجيةإعداد الخطط والأهداف التشغيلية قصيرة ومتوسطة الأجل رئيس قسم تطوير العمليات والخدمات ومواءمتها مع خطط الإدارة والقطاعوضع السياسات والإجراءات لعمليات القسم وضمان التنفيذ والعمل على التطوير والتحسين بشكل مستمر.الشؤون الماليةإعداد الميزانية السنوية رئيس قسم تطوير العمليات والخدمات، والحصول على الاعتمادات اللازمة، وكذلك مراقبة تنفيذ الميزانية ضمانًا للاستخدام الأمثل بما يتوافق مع السياسات المالية.التطويربث روح القيادة، وإدارة الموظفين وتحفيزهم ووضع أهداف لهم، واستعراض أداء الموظفين، والتوصية بالبرامج التدريبية الملائمة، وتقديم المشورة بشأن إدارة الموارد لموظفي رئيس قسم تطوير العمليات والخدمات بهدف تحقيق الأهداف العامة للإدارة والهيئة. الواجبات والمسؤوليات التشغيليةالإشراف على العمل مع مركز نموذج دبي التابع للأمانة العامة للمجلس التنفيذي في حكومة دبي وحضور الاجتماعات وورش العمل وضمان الوقوف على المستجدات المتعلقة بتحسين الخدمات وموائمة أنظمة العمل وأسلوب المتابعات بما ينسجم مع المتطلبات من خلال استخدام المنهجات المعتمدة لتحسين خدمات الهيئة ، بالإضافة إلى تطوير الخدمات المشتركة بين الهيئة والجهات الحكومية الأخرى حسب البرامج المعتمدة.الإشراف على تطبيق معايير خدمات السبع نجوم على مراكز تقديم الخدمات من خلال عمليات تقييم المراكز في الزيارات الميدانية واستطلاعات الرأي للتأكد من مطابقتها للمعايير ووضع الخطط التحسينية لسد الفجوات بالتنسيق مع إدارة خدمة العملاء في الهيئة.وضع الخطط لتطوير الأنظمة واللوائح المتعلقة بالاقتراحات والشكاوى الواردة إلى الهيئة من الداخل والخارج وإدارتها ومتابعة الاستجابة لمتطلبات المتعاملين ورفع التقارير للرئيس المباشر.وضع الآليات لتحسين الخدمات الابتكارية في الهيئة لضمان الفهم الصحيح لمتطلبات التميز وطرق التقييم من خلال اللقاءات المتواصلة وورش العمل والتدريب الداخلي والخارجي لكافة المستويات القيادية والإشرافية والتشغيلية في الهيئة.اجراء المقارنات المعيارية للممارسات الفضلى ونتائج المؤسسات المتميزة محلياً وإقليمياً وعالمياً في مجال تطوير الخدمات الحكومية والعمليات ورفع التوصيات التطويرية والمتابعة مع الإدارات لضمان التطبيق.تقديم الاستشارات التطويرية للإدارات والتفاعل المستمر معهم لمساعدتهم في تطبيق معايير مركز نموذج دبي لتحسين الخدمات بما يمكنهم من التطبيق الفعال للمنظومة واظهار مستويات التميز التي حققوها.التخطيط ومتابعة التنفيذ للتقييمات الرسمية الخارجية عن طريق التواصل وحضور ورش العمل ومتابعة تقديم الدعم للمقيمين الخارجيين ودراسة نتائج التقييم وتحليلها وتحديد الفرص التحسين وتحويلها الى خطط عمل بالتعاون مع الإدارات والمتابعة اللاحقة لضمان التنفيذ. تحديد ودراسة وتبني وتطبيق نماذج للابتكار في الهيئة من خلال عقد اجتماعات دورية مع الإدارات واستخدام نتائج دراسات تحليل الفجوات المعدة بما يمكن الهيئة من إعداد وتقديم عمليات وخدمات جديدة بالتعاون الوثيق مع الإدارات المعنية في الهيئة.ضمان الالتزام بتطبيق معياري الابتكار والخدمات الحكومية ضمن برنامج الجيل الرابع للتميز الحكومي شاملاً ذلك كافة النقاط الاسترشادية للقدرات والنتائج المتوقع تحقيقها وفق الاستراتيجية المعتمدة في الهيئة.تصميم مؤشرات أداء واضحة قابلة للقياس بناء على بيانات ناتجة عن العمليات لقياس كفاءة وفاعلية العمليات وبطاقات مؤشرات الأداء الخاصة بالخدمات المدخلة في النظام الاكتروني لدليل الخدمات وتصنيفها حسب شريحة المتعاملين وقنوات تقديمها بالتنسيق مع الإدارات المعنية ورفع التوصيات للرئيس المباشر.الإشراف على دراسات استطلاعات الرأي (الموظفين، العملاء، الموردين، المتسوق السري) من خلال متابعة إعداد الاستبيانات والتنفيذ الميداني وتحليل النتائج ورفع تقارير بالمخرجات والتوصيات ومجالات تحسين الأداء من نتائج الاستبيانات للرئيس المباشر.إعداد وتطبيق إطار للعمليات بشكل مترابط ومتكامل في الهيئة وتعريف وتوثيق العمليات، لضمان التطبيق بشكل متسق ، بما يعكس تنفيذ الأعمال الرئيسية والمساندة للهيئة وتدفق المعلومات والبيانات.ضمان فهم العاملين للعمليات في الهيئة وكيفية تكامل وارتباطاتها من خلال ورش العمل والتدريب الداخلي والخارجي لكافة المستويات الإشرافية والتشغيلية في الهيئة.تطوير العمليات والإجراءات لكافة إدارات الهيئة وإعادة هندستها وتصنيفها لزيادة كفاءتها وفعاليتها وضمان عدم التكرار أو التضارب في المسؤوليات والصلاحيات لتنفيذ استراتجية الهيئة وتحقيق أهدافها.متابعة إنشاء وضمان تطبيق آلية ضبط ومراقبة وثائق العمليات والوثائق والنماذج المرتبطة بها وبالإجراءات المنبثقة عنها لضمان الإلتزام بتطبيق كافة المعايير ذات العلاقة بالعمليات شاملاً ذلك كافة النقاط الاسترشادية للقدرات والنتائج المتوقع تحقيقها .ضمان إعداد وتطبيق نظام الكتروني لإدارة العمليات في الهيئة يمكن من التخطيط والتطبيق الفعال لأعمال الهيئة ويؤدي الى انتاج وتوثيق تقارير دورية تعكس مستوى تميز العمليات من خلال مؤشرات واضحة، وبحيث يكون هذا النظام متكامل من حيث البيانات مع النظم الالكترونية الأخرى في الهيئة.التدقيق الدوري على فعالية وكفاءة العمليات ومدى الالتزام بها ومراجعة نقاط ا

Oversee work with Dubai Model Center and ensure alignment with latest developments for improving Dubai Government services; develop and update operating models and follow-up methods; set operational plans and medium-term objectives; lead the Operations and Services Development Division, align with management plans, approve policies and procedures, and drive continuous improvement. Prepare annual budgets, secure approvals, monitor budget execution, and optimize utilization in line with financial policies. Provide leadership, manage and motivate staff, set objectives, review performance, recommend training programs, and advise on resource management for the division head to achieve organizational goals. Supervise service improvement initiatives, ensure 7-Star Service standards across service centers through field visits and surveys, and develop improvement plans to close gaps in coordination with Customer Service. Develop and implement processes and regulations related to internal and external inquiries and complaints, manage responses, and report to supervisor. Create innovative services frameworks and ensure awareness of excellence targets and evaluation methods via meetings, workshops, and training for all levels. Conduct benchmarking against best practices locally, regionally, and globally, and present recommendations for improvements. Provide development consulting to administrations to facilitate adoption of Dubai Model Center standards and demonstrate organizational excellence. Plan and monitor external official evaluations, support external assessors, analyze results, identify improvement opportunities, and translate into action plans with other departments. Identify, study, adopt, and apply innovation models within the Authority through regular meetings and gap analysis results to enable new processes and services in collaboration with relevant departments. Ensure compliance with government innovation and service standards in line with the fourth generation of government excellence, including all guidelines for capabilities and expected outcomes. Design clear, measurable performance indicators based on process data to measure efficiency and effectiveness of operations and service indicators in the electronic Services Guide system, and classify services by customer segment and delivery channel with input from relevant departments. Supervise opinion surveys (employees, customers, suppliers, mystery shoppers) by coordinating questionnaire preparation, field execution, results analysis, and reporting of outputs and improvement areas to the supervisor. Develop and implement an integrated operations framework within the Authority, document and standardize processes to ensure consistent application and alignment with strategic objectives. Ensure staff understanding of Authority operations and their interconnections through workshops and training for all supervisory and operational levels. Develop and redesign processes and procedures for all departments to increase efficiency, avoid duplication or conflicts, and support the Authority’s strategy and objectives. Track and enforce a robust system for controlling and monitoring process documents and related forms, ensuring adherence to all process-related standards. Initiate and implement an electronic Operations Management System to enable planning, execution, and periodic reporting of operation excellence indicators, ensuring data integration with other electronic systems. Regularly audit the effectiveness and compliance of processes and identify improvement opportunities.