Senior Executive

Beginning of the main content section.Return to the home pagePrintable Format Job Description - Senior Executive (26001655)Job Description Senior Executive - (26001655) Job Description إدارة وتنظيم جداول ومواعيد واجتماعات رئيس الجهاز، بما يشمل إعداد جداول الأعمال، وتنسيق وتجهيز المستندات، وتحرير محاضر الاجتماعات وتوثيق القرارات ومتابعة تنفيذها.الإشراف المباشر على كافة أعمال السكرتارية التنفيذية في مكتب رئيس الجهاز، وتوزيع المهام على فريق الدعم الإداري ومتابعة جودة ودقة التنفيذ.إدارة المراسلات الرسمية الصادرة والواردة عبر الأنظمة المعتمدة، وفرزها حسب الأولوية، وصياغة ومراجعة الخطابات والمذكرات والتقارير قبل اعتمادها.متابعة تنفيذ توجيهات وقرارات رئيس الجهاز بالتنسيق مع القيادات والوحدات التنظيمية المعنية، وإعداد تقارير دورية توضح مستوى الإنجاز والتحديات.تنظيم وإدارة الملفات والسجلات والوثائق الورقية والإلكترونية وفق السياسات المعتمدة، وضمان سريتها وسهولة الرجوع إليها.تنسيق وتنظيم الزيارات الرسمية والاجتماعات الداخلية والخارجية، وإدارة أعمال البروتوكول والاستقبال بما يعكس الصورة المهنية للجهاز.إعداد العروض التقديمية والتقارير الدورية والسنوية ومؤشرات الأداء المرتبطة بمكتب رئيس الجهاز.العمل كنقطة اتصال رئيسية بين رئيس الجهاز وكافة الوحدات التنظيمية والجهات الخارجية، وضمان وضوح ودقة وسرعة تدفق المعلومات.التنسيق مع إدارة التخطيط والتطوير فيما يخص متطلبات مكتب رئيس الجهاز مثل الحضور والانصراف والإجازات والتدريب وغيرها من المتطلبات الإدارية.متابعة الاحتياجات التشغيلية للمكتب، ومراقبة المصروفات، والمساهمة في إعداد ومتابعة ميزانية مكتب رئيس الجهاز.اقتراح وتطوير إجراءات العمل في مكتب رئيس الجهاز من خلال استخدام الأنظمة الرقمية والتقنيات الحديثة لتعزيز الكفاءة والإنتاجية. Qualifications حاملو الدبلوم: خبرة لا تقل عن 11 عاماً في أعمال السكرتارية التنفيذية أو المجالات الإدارية ذات الصلة.حاملو درجة البكالوريوس: خبرة لا تقل عن 5 سنوات في مجال السكرتارية التنفيذية، بما في ذلك خبرة مباشرة في دعم الإدارة العليا أو شغل وظائف إدارية ذات صلة. Job Category: Other JobsAdvertiser: Dubai GovernmentEducational-level: DiplomaRequired Nationality: UAE Only Suitable for people with determination: NoMonthly Salary: 20001-30000Schedule-Time: Full timeJob Posting: 29/06/2026Unposting Date: 27/09/2026

Diploma holders: minimum 11 years of experience in secretarial/administrative fields. Bachelor's degree holders: minimum 5 years of experience in secretarial/administrative roles, including direct experience supporting senior management or equivalent administrative positions.

Manage and organize schedules, appointments, and meetings for the Head of the Office, including preparing agendas, coordinating and preparing documents, drafting meeting minutes, and tracking decisions for implementation. Direct supervision of all executive secretarial work in the Head of Office's staff, delegating tasks to the administrative support team, and ensuring quality and accuracy. Manage official correspondence (incoming and outgoing) across approved systems, sort by priority, and draft/review letters, memos, and reports before approval. Monitor execution of directives from the Head of the Office in coordination with relevant leadership and organizational units; prepare periodic reports on progress and challenges. Organize and manage physical and electronic files and documents following approved policies, ensuring confidentiality and easy retrieval. Coordinate official visits, internal and external meetings, and manage protocol and reception duties to reflect a professional image. Prepare presentations, periodic and annual reports, and performance indicators for the Head of Office. Serve as the main point of contact between the Head of Office and all organizational units and external entities, ensuring clear, accurate, and timely information flow. Coordinate with Planning and Development on office requirements such as attendance, leave, training, and other administrative needs. Monitor operational needs of the office, supervise expenditures, and contribute to preparing and monitoring the Head of Office’s budget. Propose and develop office procedures using digital systems and modern technologies to enhance efficiency and productivity.