Director General Office Manager

الهدف والغرض من الوظيفة تنظيم وإدارة مكتب المدير العام ومساعدة المدير العام في الأعمال اليومية والتأكد من تطبيق النظام المعتمد بمكتب الإدارة العليا. المهام و المسؤوليات تحديد وصياغة الأهداف المطلوبة لضبط أداء مكتب المدير العام. المشاركة في صياغة إجراءات إدارة مكتب المدير العام وكل ما يتبع له. استقبال زوار المدير العام. الإشراف على إظهار مكتب المدير العام بمظهر لائق من حيث النظافة والترتيب. مراجعة و اعتماد تنسيق جدول المواعيد و المقابلات الخاص بالمدير العام، وبيان ما تم تأجيله مع ذكر الأسباب التي دعت للتأجيل. إعداد خطة أسبوعية تتضمن جدول الأعمال الخاص بالمدير العام. مراجعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالمدير العام قبل عرضها عليه أو توجيهها للغير. التأكد من حفظ جميع الملفات الخاصة بمكتب المدير العام بشكل يضمن سلامتها وسرعة الوصول إليها عند الحاجة. مراجعة أعمال استلام البريد الوارد وفهرسة هذه المستندات قبل عرضها على المدير العام. مراجعة أعمال استلام و إرسال رسائل البريد الالكتروني الخاصة بالمدير العام وفهرسة هذه الرسائل. مراجعة أعمال تسجيل البريد الصادر والوارد. حضور جميع الاجتماعات و الجلسات التي يكون المدير العام طرفاً فيها وبناء على رغبة المدير العام. مراجعة التحضير للاجتماعات الخاصة بالمدير العام وتنسيق وتجهيز كل الوثائق والمستندات التي تخص موضوع الاجتماع. مراجعة تنظيم وفهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات والأقسام الأخرى وعرضها على المدير العام ومتابعة قرار المدير العام بشأنها وتسجيلها في السجلات الخاصة بها. التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية والكهربائية في حالة صالحة للعمل باستمرار وطلب مسؤولي الصيانة من داخل المدارس ومتابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب المدير العام. التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية والكتابية في مكتب المدير العام. توجيه الدعوات للمشاركين في الاجتماعات التي يدعو لها المدير العام. مراجعة حجز تذاكر السفر والفنادق وبطاقات دخول المعارض الخاصة بالمدير العام وتنظيم رحلات العمل. مساعدة الإدارة العليا في جميع الأعمال غير المدرجة في هذا التوصيف. نطاق المسؤولية و الإشراف السائقيين - عمال البوفيه الخاص بالمدير العام.

المؤهلات الدراسية مؤهل جامعي مناسب.   الخــبرات يجب أن يكون سبق للمتقدم العمل (مدير مكتب).     اللـغــات اللغة العربية بطلاقة تحدثاً وكتابة. اللغة الإنجليزية جيد جداً تحدثاً وكتابة.

تنظيم وإدارة مكتب المدير العام، المساعدة في الأعمال اليومية والتأكد من تطبيق النظام المعتمد بمكتب الإدارة العليا. المشاركة في صياغة الإجراءات، استقبال الزوار، الإشراف على مظهر المكتب، مراجعة وتنسيق جدول المواعيد والمقابلات، إعداد خطط أسبوعية وجدولة الأعمال، مراجعة الخطابات والمكاتبات، حفظ وفهرسة الملفات، استلام البريد وفهرسة المستندات، إدارة البريد الإلكتروني والرسائل، تسجيل البريد الصادر والوارد، حضور الاجتماعات واللجان، تجهيز الوثائق والاجتماعات، تنظيم تقارير الإدارات، متابعة صيانة الأجهزة المكتبية والتأكد من توفير الأدوات المكتبية، توجيه الدعوات للمشاركين في الاجتماعات، حجز التذاكر والفنادق وتنظيم رحلات العمل، دعم الإدارة العليا في الأعمال الأخرى غير المذكورة في الوصف. الإشراف على عمال البوفيه المرتبطين بالمدير العام.