Secretary

ملخص الوظيفة تنظيم وإدارة الأعمال الإدارية والتنظيمية المتعلقة بمجلس إدارة الجمعية ولجانها، وضمان توثيق الاجتماعات والقرارات ومتابعة تنفيذها، بالإضافة إلى تنظيم المراسلات والسجلات الرسمية، بما يضمن كفاءة العمل والالتزام باللوائح والأنظمة المعمول بها في القطاع غير الربحي. المهام الوظيفية • التنسيق مع رئيس مجلس الإدارة لتحديد مواعيد الاجتماعات وإعداد جداول الأعمال وتوجيه الدعوات للأعضاء. • حضور اجتماعات مجلس الإدارة وإعداد محاضر الاجتماعات وتوثيق المناقشات والقرارات والتوصيات • متابعة اعتماد محاضر الاجتماعات واستكمال التوقيعات والإجراءات النظامية ذات العلاقة • إنشاء وتحديث سجل قرارات مجلس الإدارة ومتابعة تنفيذها بالتنسيق مع الإدارة التنفيذية والجهات المعنية • إعداد تقارير دورية توضح مستوى تنفيذ قرارات المجلس والتكليفات الصادرة عنه • حفظ وأرشفة محاضر الاجتماعات والقرارات والمراسلات والوثائق الخاصة بمجلس الإدارة، والمحافظة على سريتها التنسيق بين رئيس وأعضاء مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية، ومتابعة المراسلات والموضوعات المتعلقة بأعمال المهارات المطلوبة • مهارات التنظيم وإدارة الوقت وترتيب الأولويات • مهارات التواصل الفعال والتعامل مع أعضاء مجلس الإدارة والقيادات التنفيذية • الدقه والاهتمام بالتفاصيل في التوثيق وإعداد المحاضر • مهارات الصياغة والتحرير اللغوي وإعداد المراسلات الرسمية • المحافظة على السرية والخصوصية والالتزام بأخلاقيات العمل • مهارات المتابعة وتحمل المسؤ&#x

Nonprofit sector experience preferred. Proficiency in organizing meetings, preparing agendas, minute-taking, and handling official correspondence. Ability to document and maintain records securely and ensure compliance with applicable regulations.

Coordinate with the Chairperson to schedule meetings, prepare agendas, and send invitations. Attend board meetings and prepare minutes, documenting discussions, decisions, and recommendations. Track approval of minutes and related formalities. Create and update the Board decisions register and monitor implementation in coordination with executive management. Prepare periodic reports on the execution level of board decisions and assignments. Archive meeting minutes, decisions, correspondence, and board documents while maintaining confidentiality. Facilitate coordination between the Chair, board members, and executive management, and follow up on correspondence and matters related to board activities.