Institutional Excellence Specialist

Organization: Department Of FinanceEducational-level Beginning of the main content section.Return to the home pagePrintable Format Job Description - Institutional Excellence Specialist (26002478)Job Description Institutional Excellence Specialist - (26002478) Job Description الهدف العام: المساهمة الفاعلة في تطبيق وتطوير منظومة التميز المؤسسي والفردي بالدائرة، ومتابعة متطلبات نماذج ومعايير التميز والجودة المعتمدة، وتحليل نتائج التقييم ومؤشرات الأداء والفجوات المؤسسية ومتابعة فرص التحسين وقياس أثرها، وتقديم الدعم التخصصي للوحدات التنظيمية لتعزيز الجاهزية ونشر ثقافة التميز والتحسين المستمر، بما يسهم في رفع مستوى الأداء المؤسسي وتحقيق الأهداف والتوجهات الاستراتيجية للدائرة وحكومة دبي المهام والمسؤوليات الرئيسية:· تنفيذ ومتابعة خطط العمل والمشاريع والمبادرات المعتمدة للقسم ضمن نطاق الاختصاص الوظيفي، ومتابعة مراحل التنفيذ بالتنسيق مع الوحدات التنظيمية المعنية، ورصد مستوى الإنجاز والتحديات وإعداد التقارير والتوصيات ذات العلاقة· تطبيق ومتابعة متطلبات نماذج ومنظومات التميز المؤسسي والفردي المعتمدة، بما في ذلك نموذج دبي للتميز الحكومي وEFQM، ومراجعة مدى استيفاء المتطلبات وتحديد الفجوات وفرص التحسين والاستفادة من أفضل الممارسات ذات العلاقة· المشاركة في تنفيذ عمليات التقييم الذاتي والتقييم المؤسسي، وتحليل النتائج وتحديد نقاط القوة وفرص التحسين والفجوات المؤسسية· إعداد ومتابعة خطط التحسين الناتجة عن عمليات التقييم وتقارير المقيمين، ومتابعة تنفيذ الإجراءات التصحيحية والتطويرية وقياس أثرها· مراجعة وتجميع وتصنيف الأدلة والشواهد والوثائق الداعمة لملفات أوسمة الموظفين في التميز، والتحقق من جودتها وحداثتها ومدى ارتباطها بالمتطلبات والنتائج· تحليل نتائج ومؤشرات الأداء ذات العلاقة بالتميز المؤسسي، ورصد الاتجاهات والفجوات وإعداد التوصيات التي تسهم في تحسين الأداء والنتائج المؤسسية· إعداد التقارير والعروض الدورية المتعلقة بمستوى التميز المؤسسي والجاهزية ونتائج التقييم ونسب إنجاز فرص التحسين، ورفعها للمسؤولين المعنيين· المساهمة في تطوير الأدلة والمنهجيات والأدوات والنماذج المرتبطة بالتميز المؤسسي، والعمل على تبسيطها وتحسينها بصورة مستمرة· تنفيذ ومتابعة متطلبات النظام المتكامل لإدارة الاقتراحات والشكاوى والملاحظات الواردة من موظفي الدائرة والمتعاملين، وتحليل البيانات والنتائج الصادرة عنه، وتحديد الملاحظات وفرص التحسين وإعداد التوصيات ذات العلاقة· متابعة تطبيق الأنظمة الإدارية ومواصفات الجودة (ISO) في مجالات العمل التخصصي، ومراجعة الوثائق والإجراءات والنماذج التشغيلية ذات العلاقة، والتحقق من توافقها مع المتطلبات والمعايير المعتمدة· مراجعة وتحليل حالات عدم المطابقة الناتجة عن تطبيق أنظمة إدارة الجودة، وتحديد أسبابها بالتنسيق مع الوحدات التنظيمية المعنية، وإعداد التوصيات بشأن الإجراءات التصحيحية المناسبة لتحقيق الامتثال والتحسين المستمر· متابعة حالات عدم المطابقة الواردة في تقارير التدقيق الداخلي والخارجي ضمن نطاق الاختصاص الوظيفي، والتحقق من تنفيذ الإجراءات التصحيحية ومتطلبات الإغلاق، وإعداد تقارير المتابعة ذات العلاقة· تقديم الدعم الفني والتخصصي للوحدات التنظيمية المشاركة في الجوائز المحلية والإقليمية والعالمية، ومراجعة متطلبات المشاركة وملفات الترشح والأدلة الداعمة، وإبداء الملاحظات والتوصيات التي تسهم في تعزيز جودة المشاركات ومستوى الجاهزية· تنفيذ وتحليل الدراسات الاستطلاعية والاستبيانات الدورية المتعلقة بسعادة الموظفين والمتعاملين وغيرها من المجالات ذات العلاقة بالتميز المؤسسي، وتحليل النتائج واستخلاص المؤشرات والفجوات وإعداد التوصيات التحسينية بالتنسيق مع الوحدات التنظيمية المعنية· إعداد وتنسيق وتنفيذ ورش العمل والبرامج واللقاءات المتخصصة في مجالات التميز المؤسسي والجودة والريادة، والمساهمة في نشر المعرفة وتعزيز ثقافة التميز والتحسين المستمر لدى موظفي الدائرة· متابعة أداء فرق العمل واللجان ضمن نطاق متطلبات التميز المؤسسي، وتحليل مستوى الالتزام بالإجراءات والمنهجيات المعتمدة ومدى تحقيق الأهداف، وإعداد تقارير المتابعة والملاحظات والتوصيات ذات العلاقة· تنفيذ عمليات المقارنة المعيارية مع الجهات والمؤسسات المحلية والعالمية، وتحليل نتائج المقارنات وتحديد الممارسات ذات الصلة التي يمكن الاستفادة منها في تطوير الأداء والممارسات المؤسسية بالدائرة· مراجعة وتحليل نتائج التقارير التعقيبية الصادرة عن برامج التميز واستطلاعات الرأي، وتحديد الفجوات وفرص التحسين، والمساهمة في إعداد ومتابعة خطط التحسين الناتجة عنها وقياس مستوى الإنجاز المحقق· تنفيذ ومتابعة المراحل الخاصة بالجائزة الداخلية للتميز الوظيفي وفق الفئات والمعايير المعتمدة، ومراجعة متطلبات المشاركة والأدلة الداعمة والتنسيق مع الوحدات التنظيمية والموظفين المعنيين بما يعزز مستوى الجاهزية والمشاركة· مراجعة وتوثيق وتحديث الممارسات والتجارب المتميزة بالدائرة ضمن قاعدة البيانات المعتمدة، وتصنيفها وتحديد الممارسات القابلة للمشاركة والاستفادة منها بما يدعم نقل المعرفة والتعلم المؤسسي· دراسة الممارسات والاتجاهات الحديثة في مجالات التميز المؤسسي والجودة، وتحليل مدى إمكانية الاستفادة منها في نطاق عمل الدائرة، وإعداد المقترحات والتوصيات التطويرية بشأنها· تمثيل الإدارة/ القسم في فرق العمل واللجان الداخلية والخارجية ذات العلاقة بنطاق عمل الوظيفة وفق التكليف الصادر عن الرئيس المباشر، والمساهمة الفنية في الموضوعات المرتبطة بمجالات التميز المؤسسي والجودة· المتابعة المستمرة للمستجدات والتطورات في مجالات التميز المؤسسي والجودة والتحسين المستمر، والاستفادة منها في تطوير الممارسات وإجراءات العمل ضمن نطاق الاختصاص ال

Implement and follow up on approved work plans, projects, and initiatives within the section, coordinating with relevant units; monitor progress, challenges, and prepare related reports and recommendations. Apply and monitor institutional and individual excellence models (including Dubai Human Excellence Model and EFQM), assess compliance, identify gaps and improvement opportunities, and leverage best practices. Participate in self-assessments and institutional evaluations, analyze results to identify strengths, improvements, and gaps. Prepare and follow up on improvement plans from evaluations and evaluator reports, track corrective and developmental actions, and measure impact. Review, collect, classify evidence of staff excellence and ensure quality, relevance, and currency of supporting documentation. Analyze performance indicators related to institutional excellence, monitor trends and gaps, and prepare recommendations to improve performance. Prepare periodic reports and presentations on institutional excellence, readiness, evaluation results, and improvement opportunities, and escalate to responsible authorities. Contribute to developing methodologies, tools, and templates for excellence and streamline them for continuous improvement. Implement and monitor the integrated system for handling feedback, complaints, and notes from staff and customers, analyze data, identify notes and improvement opportunities, and prepare related recommendations. Monitor implementation of ISO quality standards in relevant work areas, review related documents and procedures, and ensure alignment with approved requirements. Review and analyze non-conformities from quality systems, determine root causes in coordination with units, and prepare corrective action recommendations. Track non-conformities from internal and external audit reports within scope, verify corrective actions and closure requirements, and prepare follow-up reports. Provide technical and specialized support to participating units for local, regional, and global awards, review participation requirements and nomination files, and offer notes and recommendations to improve submissions and readiness. Conduct and analyze surveys and studies related to employee and customer happiness and other excellence-related areas; analyze results to derive indicators and gaps and prepare improvement recommendations with coordination. Organize and conduct workshops, programs, and specialized meetings on institutional excellence, quality, and leadership, contributing to knowledge sharing and a culture of continuous improvement. Monitor team and committee performance within the scope of excellence requirements, assess adherence to procedures, and prepare follow-up reports, observations, and recommendations. Perform benchmarking with local and international entities, analyze results, and identify practices to adopt for improving department performance and institutional practices. Review and analyze outcome reports from excellence programs and surveys, identify gaps and improvement opportunities, and contribute to plans and track progress and achievement. Lead and monitor internal award phases for internal excellence categories and standards, review participation requirements and supporting materials, and coordinate with relevant units and staff to boost readiness and participation. Document and update exemplary practices within the department, classify and identify practices suitable for sharing and knowledge transfer, and support organizational learning. Study current trends in excellence and quality domains, assess potential applicability to the department, and prepare proposals and development recommendations.